Nom de la Politique:
Protection des renseignements personnels

1. Raison d’être et notes explicatives:
L’ADSTV est voué à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses clients. L’ADSTV a mis en place des politiques et procédures en vue de sauvegarder les droits de ses clients à la confidentialité. Nous avons mis en place diverses politiques entourant les dossiers client, les limites à la confidentialité des renseignements personnels, les entraves à la confidentialité et à l’usage du site web.

2. Enoncé de politique:
L’ADSTV maintient le droit des clients à la confidentialité et obtient des renseignements personnels par voie de consentement. Nous expliquons à chaque client pourquoi nous collectons des données sur leur état de santé et à qui nous divulguons ces données, les contraintes à la collecte des renseignements personnels en matière de santé, comment nous sauvegardons la confidentialité de l’information, le rôle de l’ADSTV lorsque la police demande l’accès aux dossiers des clients, les mesures en places en cas de vol ou de pertes de dossiers, l’accès, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels, comment nous gérons les cas de refus en matière de consentement, comment un client peut avoir accès à son dossier et signaler des soucis relatifs à son dossier personnel. Les membres du personnel de l’ADSTV sont en mesure de répondre à toute question soulevée par les clients en matière de confidentialité. Notre responsable en matière de confidentialité peut expliquer la politique ou répondre à toute question soulevée par les clients ou les membres du public.

3. Procédures:
La liste suivante met en relief nos droits en matière de la collecte d’information ainsi que nos devoirs en vue de protéger la confidentialité.

  1. Nous avons le devoir de faire la collecte des renseignements personnels. L’ADSTV est tenu responsable des renseignements qu’il détient sur ses clients et met en pratique des politiques en matière de la confidentialité de l’information.
  2. Nous faisons preuve de transparence quant à la collecte des renseignements sur nos clients.
    L’ADSTV agit ainsi afin d’offrir des soins et services de santé, tout en rencontrant nos obligations juridiques et administratives.
  3. Nous adoptons un modèle de travail d’équipe dans le cadre duquel les conseillers, les gestionnaires auprès des clients, les travailleurs sociaux et communautaires et tout genre de personnel spécialisé se concertent à fournir des services de qualité aux clients et à la communauté.
    Les dossiers client peuvent être partagés entre les membres du personnel qui sont impliqués dans la prestation de services au client et ce afin de mieux servir le client.
  4. Nous demandons toujours le consentement (l’accord) pour collecter, utiliser et partager les renseignements personnels.
    Chaque client (ou son représentant autorisé par la loi) devra signer un contrat couvrant l’usage que l’on peut faire de ses renseignements personnels. Lorsqu’un client se présente à l’ADSTV, un conseiller peut demander au client de signer un formulaire de consentement qui autorisera le conseiller à parler de son cas auprès de son cercle de soutien. Les clients peuvent choisir à qui accorder le consentement. Dans certains cas, tout client a le droit de refuser le consentement qui autoriserait le conseiller à partager des renseignements personnels sur son état de santé.  Tout client a aussi le droit de refuser son consentement. Il peut survenir des cas où les clients ne sont pas à l’aise à partager certains renseignements, et ils peuvent en tout temps ‘barrer l’accès’ à certains aspects de leurs dossiers de santé en autant qu’il s’agit de données protégées par la CPVP.  Pour pouvez repérer des renseignements supplémentaires en matière de consentement en consultant le Trousse d’information en matière de confidentialité – Santé mentale communautaire et toxicomanie disponible sur demande.
  5. Nous fixerons des limites quant à la collecte de renseignements personnels. L’ADSTV n’agira que dans le but de fournir un service de qualité à nos clients et à la communauté et pour rencontrer nos obligations juridiques et administratives.
  6. Nous ne traitons les renseignements personnels que pour l’usage déjà approuvé par le client, à moins qu’il s’agisse d’un usage ou partage exigé par la loi.
    L’ADSTV ne traitera les renseignements personnels du client que pour les fins des soins ou services destinés au client, pour fins d’évaluation, ou pour gérer et planifier les services au client, à moins de recevoir l’accord du client ou en réponse à des contraintes légales.
  7. Nous prenons des mesures pour sauvegarder la confidentialité de nos clients. L’ADSTV s’engage à protéger les renseignements personnels du client et d’en assurer la privauté. L’ADSTV se sert de serveurs web et de bases de données protégés pour fins de stockage d’information. L’ADSTV maintient également tous les dossiers client dans des endroits fermés à double tours.
  8. Les clients peuvent toujours nous questionner sur nos politiques et pratiques en matière de confidentialité.
    Un membre du personnel fournira au client des renseignements sur demande quant au traitement de ses renseignements personnels, et y fera suite dans un délai raisonnable.
  9. Les clients ont le droit de connaître les renseignements contenus dans leurs dossiers, et ils peuvent y demander l’accès.
    Les clients sont en mesure d’obtenir leurs dossiers dans les 30 jours suivant leur requête (ou dans les 60 jours en cas de recherches plus complexes). Tous les dossiers client doivent être partagés en présence d’un membre du personnel de l’ADSTV. Les clients peuvent demander que des corrections soient apportées à leurs dossiers ou d’en obtenir une copie conforme. Les clients doivent comprendre que l’ADSTV n’est pas autorisé à dévoiler les informations fournies dans leurs dossiers par de tierces personnes. Les clients peuvent demander de l’aide pour comprendre toute la portée de leurs dossiers. Pour soumettre une demande, il suffit de contacter Linda Sibley, directrice générale et responsable des dossiers clients au (519) 673-3242, poste 226 ou par courriel à lsibley@staging.adstv.on.ca.